Caxias do Sul vai ganhar nos próximos meses uma plataforma digital para o gerenciamento de todos os processos que tramitam na prefeitura. Trata-se de uma das principais carências da administração pública da cidade, em um contexto em que a população já está habituada a resolver pendências pelo celular.
Atualmente ainda há atendimentos que precisam ser realizados presencialmente ou por telefone. Com a nova plataforma, os processos passarão a ser totalmente digitais, tanto internamente, quanto para demandas externas. Isso significa que a abertura de chamados hoje realizados pelo Alô Caxias, por exemplo, também poderão ser realizadas e acompanhadas por site ou aplicativo a ser disponibilizado pelo município. O mesmo ocorre para abertura de processos administrativos, como pedidos de licenciamento, por exemplo.
A concorrência para fornecimento do sistema teve seis candidatas conhecidas em outubro, mas as duas primeiras colocadas não conseguiram comprovar o atendimento a todos os requisitos. A vencedora, então, foi a Sydle Sistemas Ltda, com sede em Belo Horizonte (MG). A empresa atua no fornecimento de softwares tanto para o setor privado, quanto para o setor público.
Uma vez assinado o contrato, o que ainda não tem data para ocorrer, a empresa terá de oito a 10 meses para implantar o sistema. As etapas ainda vão ser discutidas internamente.
— Vão ter fases de implantação. Alguns serviços vão estar disponíveis antes (do que outros) — explica a secretária de Administração, Tecnologia e Inovação.
O custo para o fornecimento e manutenção da plataforma será de R$ 15,27 milhões pelo prazo mínimo de cinco anos. O contrato poderá ser renovado anualmente até o limite de 15 anos.
Promessa de mais eficiência
A digitalização dos serviços tem o objetivo de buscar mais eficiência no atendimento das demandas da população. Para se ter ideia, atualmente, a prefeitura recebe cerca de 50 mil processos por ano, mas apenas 20% tramita de forma digital. Isso significa que na maior parte dos casos há pastas de documentos que circulam por uma secretaria de cada vez.
Quando se considera a Fundação de Assistência Social (FAS), o Instituto de Previdência e Assistência Municipal (Ipam) e o Serviço Autônomo Municipal de Água e Esgoto (Samae), o número chega a 73,9 mil. Já o Alô Caxias recebe 31 mil chamados por ano.
Para gerenciar todo o trabalho, o município utiliza cinco bancos de dados diferentes que não são interligados. Alguns deles, como o do Alô Caxias, são antigos e apresentam problemas de usabilidade e performance. O objetivo, então, é implantar um único sistema capaz de reunir todos os dados e intermediar o contato entre a administração e os contribuintes. Essa interação deve ocorrer principalmente por ferramentas de autoatendimento online.
