O caixa da pequena empresa e o bolso do dono muitas vezes se confundem. Como o sustento vem inteiramente do negócio, quando este vai mal, o empresário se vê obrigado a usar parte do dinheiro do caixa, antes destinado a repor o estoque, para pagar as contas pessoais. A inadimplência cresce, o capital de giro diminui e o poder de barganha com fornecedores e o acesso ao crédito são incomparavelmente menores do que os de grandes empresas. Os exemplos são de Antônio André Neto, coordenador do MBA em Gestão Estratégica e Econômica de Negócios da Decision/FGV, para dar ideia da vulnerabilidade de micro, pequenas e médias empresas.
Se, por um lado, as grandes empresas têm estruturas maiores, vários departamentos e processos bem estruturados, por outro lado, essas características reduzem a agilidade e a capacidade de mudar. Em um negócio menor, por sua vez, o dono pode tomar uma decisão à noite e implementá-la no dia seguinte, explica o professor. Já a colunista Giane Guerra destaca a transformação digital pela qual as empresas estão passando neste momento. É preciso trabalho forte para conquistar o cliente. Veja as dicas da especialista ao final deste texto.
Mas a possibilidade de agir rápido foi bloqueada pelo choque. A inação foi o sintoma mais comum entre os empresários atendidos pelo SOS-PME da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), projeto multidisciplinar nascido na Escola de Administração para prestar assessoria a pequenos e médios negócios durante a pandemia.
— Eles estavam paralisados, em um estado de choque, não sabiam o que fazer e não conseguiam reagir. A necessidade de fechar as portas e a perspectiva de redução do faturamento desestabilizou emocionalmente, incapacitando os gestores para pensar em alternativas e fazer mudanças — relata a professora Lisiane Closs, da coordenação do SOS.
Gestão faz diferença
Entre as empresas que buscaram assessoria do projeto, foi alta a frequência de restaurantes, cafés e confeitarias, lojas, escolas (sobretudo infantis), academias, hotéis e serviços de consultoria. As empresas sem gestão adequada e que não tinham proximidade com tecnologia foram mais impactadas, lembra Raquel Janissek-Muniz, que também integra a coordenação do projeto. A falta de controle do fluxo de caixa e a inexistência de reserva financeira, segundo as professoras, indicam que as deficiências já existiam e se tornaram insustentáveis com queda do faturamento. Para dar uma ideia da fragilidade da gestão, dos 135 pedidos de atendimento feitos até junho, 76% dos inscritos não usavam ferramentas de fluxo de caixa e 40%, de estoque.
Mesmo que gerem receita a curto prazo, para manter o negócio sustentável no futuro, o ideal é o empresário analisar desde já em que aspectos pode melhorar a gestão. Veja algumas orientações e sites que oferecem informação.
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- SOS da UFRGS presta assessoria a empresas - neste site
- Cartilha do Sebrae explica o fluxo de caixa - neste site
- Curso do Senac ensina gestão financeira - neste site
- Aprenda com casos de lojas que reagiram à crise - neste site
- Cartilha ensina a fazer negócios na internet - neste site
Sugestões para sobreviver
Os problemas mais frequentemente enfrentados pelos empresários que procuraram o SOS-PME da UFRGS tiveram como causa a queda de faturamento, apontada por 77,8% dos 135 inscritos. As soluções sugeridas incluem tanto alternativas para aumento de receita de imediato quanto melhorias na gestão em aspectos que eram falhos desde antes da pandemia. Veja abaixo alguns aspectos destacados pelas professoras Lisiane Closs e Raquel Janissek-Muniz.
- Ter controle do caixa e da gestão: o primeiro passo é ter controle do caixa e da gestão com dados claros, atualizados e exatos, seja em planilhas eletrônicas simples, seja no papel. É preciso registrar no fluxo de caixa todas as entradas e as saídas, previsões, saldo, quanto o saldo vai durar, dívidas, impostos etc. Um plano de ação gerencial, por exemplo, pode ser organizado descrevendo na planilha cada atividade necessária, quanto custa, quem é o responsável e qual é o prazo de execução.
- Adaptar o negócio ao meio digital: pode ser o maior desafio para aqueles pouco ambientados com o mundo digital. Vale pedir ajuda de filhos ou netos e começar fazendo perfil da empresa nas redes sociais, para informar os itens oferecidos e o telefone (com WhatsApp) de contato. Restaurantes e mercados podem se cadastrar em aplicativos de entregas e quem vende produtos não perecíveis tem a opção de aderir às plataformas que agregam diversos vendedores, como Mercado Livre e Submarino.
- Estreitar o contato com o público: deve-se reforçar a atuação em redes sociais, fazer ofertas personalizadas, manter o contato com o público, identificar suas necessidades e tentar atendê-las. Mesmo quem não pode prestar serviço por meio digital deve se conectar com os clientes, mostrar que está trabalhando para conseguir recebê-los na volta.
- Reduzir oferta de produtos: quem ainda não fazia entrega a domicílio e vai começar agora, além de pensar em aspectos como embalagens e sistema de entrega, deve conhecer o “Método 80 20”: em torno de 80% da receita vem de 20% dos produtos oferecidos. Por isso, deve-se diminuir o número de itens, pois focar a produção naquilo que mais vende ajuda a reduzir desperdícios e estoque.
- Adequar cardápio para o delivery: recomenda-se reduzir o tamanho do cardápio e fazer alterações, como montar kits e cortar itens que se alteram no transporte, como frituras. É sugerido ainda corresponder às preocupações do público com o aumento da imunidade e a higiene da manipulação, oferecendo alimentos ricos em nutrientes e itens pré-prontos para serem finalizados ou montados em casa.
- Cuidar da comunicação interna: em casos de suspensão das operações, a empresa não pode cortar a comunicação interna. Da troca de ideias constantes é de onde saem as soluções para a retomada do negócio. A empresa também deve fazer contato com funcionários e saber como eles estão, porque o clima da equipe será fundamental para a empresa conseguir se recuperar quando reabrir as portas.
A pandemia acelerou absurdamente a transformação digital das empresas. Quem já estava na internet, teve que ampliar ainda mais, já que o digital passou a responder por uma fatia maior da receita de muitos negócios. Quem não estava, saiu em desvantagem, mas pode recuperar a diferença se fizer direito. Uma coisa muito importante é entender a jornada do cliente online, que é muito diferente. Aprenda como chegar e conquistar a atenção dele no meio de tantas opções, já que barreiras geográficas se desmancham. A navegação pelos seus canais precisa ser agradável e intuitiva, culminando com a segurança para fechar o negócio e a garantia de um pós-venda sem incomodação. Quer vender pela internet? Antes, compre online e identifique as necessidades desse consumidor.
